Selama beberapa dekade terakhir, ada perubahan tren dari ruang kantor tertutup menjadi ruang kantor terbuka atau tanpa sekat (open office). Namun penggunaan ruang kantor tanpa sekat dianggap kurang berhasil dan menerima banyak kritikan.
Gangguan dan kebisingan menjadi masalah utama yang menyebabkan perilaku yang tidak kooperatif, hubungan pribadi yang negatif, dan ketidakpercayaan, serta kurangnya privasi dan perasaan diawasi semua orang. Masalah ini khususnya dialami perempuan.
Kini, bekerja bisa lebih fleksibel berkat jaringan internet yang ada mana-mana. Lalu muncul pertanyaan: seperti apa bentuk tempat kerja yang ideal saat ini?
Beberapa perusahaan telah berhenti menggunakan tata ruang kantor terbuka untuk mengatasi masalah yang timbul. Ikea baru-baru ini misalnya, menata ruang kerja sesuai selera perusahaan tersebut. Namun jujur saja, saya tidak melihat banyak perbedaan pada tempat kerja Ikea itu dengan tata ruang konvesional yang berbentuk “bilik kantor"–coba saja lihat.
Berbagai pendekatan dalam merancang ruang kantor terbuka yang lebih baik mencakup gagasan berikut: menempatkan ruang pribadi di sekitar area bersama, menggunakan pembatas yang bisa dipindah-pindah untuk menciptakan ruang pribadi sesuai kebutuhan, membuat kantor lebih besar dengan dua atau tiga area kerja, memasang bilik-bilik kerja dengan langit-langit tinggi dan memasang kaca bening pada atap dan jendela tinggi, atau menerapkan sistem bekerja dari rumah dengan menyewa ruang untuk rapat bila diperlukan.
Read more: Bekerja dari rumah ternyata membawa dampak buruk bagi para pekerja
Kami memiliki kesempatan untuk bereksperimen dalam menciptakan ruang kantor terbuka yang lebih baik di universitas kami di Denmark. Kesempatan ini muncul ketika sepuluh peneliti harus pindah kantor, sehingga kami berpikir untuk mencoba dan menerapkan beberapa gagasan ini.
Eksperimen dalam desain rencana terbuka
Desain kantor terbuka untuk ruang yang kami buat tampak seperti ini:
Tanggapan kelompok kami cukup netral, meskipun beberapa rekan ragu apa mereka dapat bekerja di kantor seperti itu. Kami menyetujui masa percobaan enam bulan, dengan menyediakan prasyarat berikut:
- ruang kantor untuk staf permanen, ditambah ruang kerja yang fleksibel untuk tamu;
- kombinasi area kerja dan area sosial (informal);
- peluang untuk diskusi spontan, tetapi juga area tenang untuk melakukan pekerjaan yang butuh konsentrasi, dan
- rancangan yang diterima dan dipertahankan oleh para staf.
Kami pertama-tama membagi area: ruang kantor dengan meja, area sosial yang berisi dapur dan sofa, ruang rapat tertutup untuk diskusi, ruang untuk menelepon, dan sudut tenang untuk membaca.
Penataan seperti ini berarti kami ini tidak lagi memiliki saluran telepon tetap. Sebagai gantinya, semua orang menggunakan aplikasi telepon pintar VOIP, Skype for Business, yang memungkinkan orang untuk duduk di mana saja dan masih bisa melakukan dan menerima panggilan dengan koneksi internet.
Setelah lolos persyaratan aturan dan lainnya, kami bertanya tentang preferensi, dan rencana tempat duduk. Sebagai contoh, kami putuskan bahwa koordinator pelatihan harus tetap berada di kantor mereka sendiri, karena mereka umumnya punya banyak pertemuan dan panggilan telepon tidak nyaman dilakukan di ruang kantor yang terbuka.
Sebagai akibatnya, rencana penataan kantor tampak seperti ini (area dapur dan kamar kecil berada di sebelah ruang rapat kecil, dan tidak ditampilkan).
Apa yang kami pelajari
Masa percobaan enam bulan berlalu - eksperimen ini dimulai pada tahun 2014, dan kantor itu masih menggunakan susunan yang sama hingga hari ini. Namun, terdapat masalah selama itu.
Misalnya, staf kurang paham kapan harus pindah dari area satu ke area lain. Solusinya adalah memastikan setiap karyawan baru menerima penjelasan tentang aturan yang berlaku. Terkadang, orang menggunakan ruang komunikasi atau perpustakaan untuk pertemuan seharian, sehingga ruangan tersebut tidak dapat digunakan orang lain. Masalah ini diselesaikan dengan mewajibkan rapat harus di ruang pertemuan reguler khusus. Kadang-kadang diskusi atau panggilan telepon di area terbuka terdengar keras atau cukup lama dan mengganggu orang lain, sehingga staf diingatkan bahwa ada ruang lain yang tersedia untuk menelepon.
Read more: Co-working space mendorong inovasi—dan kesenjangan digital
Secara umum, banyak aspek positif dari desain kantor ini. Dalam beberapa hal, ruang kantor terbuka meningkatkan kerja tim, kolaborasi spontan, dan silang gagasan di ruang bersama.
Apa yang telah kita pelajari dan apa yang bisa kita rekomendasikan kepada orang lain? Jawab kami, ruang kantor terbuka bisa baik atau buruk. Sebelum digunakan, kita harus merencanakannya dengan strategis, seperti yang telah disorot oleh kelompok lain. Dan kita perlu mempertimbangkan bahwa desain ini bahkan dapat memiliki efek negatif, yaitu merusak hubungan.
Pertama, kita sangat perlu mempertimbangkan jenis pekerjaan apa yang cocok dengan pengaturan ruang tertentu. Misalnya, karyawan penjualan atau dukungan pelanggan biasanya banyak berbicara atau menerima pengunjung, sehingga pasti mengganggu pekerja lain (atau setidaknya pekerja yang bidang kerjanya berbeda), sehingga mereka memerlukan area yang berbeda.
Kedua, yang paling sulit adalah menerapkan peraturan secara konsisten. Ruang kantor terbuka hanya dapat diterapkan dalam jangka panjang jika semua pengguna mematuhi aturan dan saling mengingatkan.
Dalam hal ini, seorang pemimpin kantor harus berada di depan, tidak "bersembunyi” di ruangan mereka sendiri dan tidak terpisah dari staf. Oleh karena itu, para pemimpin kelompok tidak hanya perlu berbagi ruang yang sama, tetapi juga perlu menghindari “meja terbaik” - meja yang privasinya paling banyak, misalnya. Peraturan harus mendapatkan dukungan dari pemimpin, baik dalam teori maupun praktik.
Ketiga, pertimbangkan bahwa ruang kerja yang terbuka akan menciptakan suasana kerja yang terbuka. Dalam lingkungan seperti ini, seorang pekerja akan terlihat tindak-tanduknya sepanjang hari: siapa yang diajak bicara dan, kadang, apa yang dibicarakan. Suasana ini bisa berdampak positif dalam membangun kebersamaan. Tapi ada juga orang yang tidak cocok dengan suasana seperti ini.
Akhirnya, patut untuk dicatat bahwa kerja kreatif bergantung pada banyak faktor: penelitian kami yang terbit tahun ini menunjukkan bahwa kecenderungan staf untuk bertindak impulsif memainkan peranan penting dalam produktivitas mereka.
Yang penting sebenarnya bukan soal tata ruang kantor terbuka (yang tampaknya tidak disukai banyak orang), tapi soal bagaimana setiap individu bekerja di area kantor itu - dan memanfaatkan ruang itu sebaik-baiknya.
Las Asimi Lumban Gaol menerjemahkan artikel ini dari bahasa Inggris.
Read more: Jika Anda tidak tidur di tempat kerja, Anda mestinya dipecat