Mungkin sebagian dari kamu familier dengan penggunaan dasbor atau perangkat lunak manajemen sumber daya perusahaan di tempat kerja. Seringkali, dasbor semacam ini dianggap sebagai visualisasi indikator kinerja (Key Performance Indicators atau KPI) dan data lain yang dianggap penting bagi operasi perusahaan.
Dasbor tersebut biasanya berwujud suatu panel digital sehingga informasi dapat dipantau dalam sekejap. Ia merupakan “sistem manajemen kinerja yang dibangun di atas inteligensi bisnis dan data, yang memungkinkan organisasi untuk mengukur, memantau, dan mengelola aktivitas bisnis dalam ukuran finansial dan nonfinansial”.
Seiring meningkatnya penggunaan analisis data dalam membaca tren dan membantu pengambilan keputusan, perusahaan pun telah memperkuat penggunaan dasbor sebagai media untuk memantau metrik pencapaian.
Penelitian kami mengungkap bagaimana dasbor perusahaan ternyata tidak hanya digunakan sebagai sarana untuk melihat dan memahami data, tetapi juga sebagai sarana untuk memotivasi pekerja melalui pendekatan yang kompetitif. Perusahaan melakukan ini dengan mendesain dasbor secara terbuka sehingga bisa diakses semua orang.
Namun, pendekatan “kompetisi-sebagai-motivasi” ini memiliki dampak yang berbeda antarindividu atau kelompok, termasuk efek negatif yang justru merugikan perusahaan.
Kompetisi sebagai motivasi
Pada dasarnya, dasbor memberikan informasi mengenai berbagai hal – yang paling umum adalah pencapaian kerja. Kemampuan dasbor untuk menyajikan data terbaru membantu pekerja dalam memastikan posisi dan level performa mereka, seberapa jauh mereka melenceng dari target, seberapa besar bantuan yang dibutuhkan, dan seberapa cepat mereka harus segera beralih ke strategi baru.
Namun, di luar kegunaan dasar sebuah dasbor, penggunaan dasbor dengan akses yang terbuka akan menciptakan kompetisi tersendiri bagi pekerja.
Motivasi pekerja bisa kita golongkan dalam dua kategori: intrinsik dan ekstrinsik. Motivasi intrinsik adalah dorongan yang asalnya dari dalam diri pekerja seperti perasaan bangga, perasaan utuh, dan aktualisasi diri. Sedangkan motivasi ekstrinsik adalah dorongan yang berasal dari luar seperti bonus, insentif, dan hadiah.
Kedua tipe motivasi ini berguna dalam menjelaskan kompetisi yang dialami oleh pekerja. Teori perbandingan sosial menggambarkan bagaimana manusia membandingkan dirinya dengan orang lain untuk menentukan harga dirinya sendiri. Salah satunya adalah membandingkan diri dengan individu lain yang dianggap kinerjanya lebih baik, sehingga muncul motivasi untuk mencapai posisi yang sama atau lebih.
Ketika kinerja dan pencapaian seorang individu disandingkan dengan pencapaian individu lain dalam sebuah dasbor yang dapat dilihat banyak orang, mereka memacu kinerjanya untuk menjadi lebih baik demi mendapatkan perasaan superior maupun penghargaan. Penghargaan ini dapat berupa insentif finansial seperti hadiah, bonus, maupun landasan kenaikan upah.
Selain itu, penghargaan juga dapat berupa hal-hal yang sifatnya nonmaterial seperti pengakuan dari orang lain dan perasaan bangga. Pengaruh penghargaan jenis ini bisa lebih kuat dan lebih tahan lama dibandingkan penghargaan finansial.
Pendekatan lain yang dapat menjelaskan fenomena ini adalah bagaimana manusia memiliki mekanisme untuk menghindari hal-hal yang tidak mereka sukai, misalnya seperti pengalaman yang memalukan.
Sebagai contoh, pekerja yang memiliki pencapaian buruk, dengan nama pada urutan paling bawah atau dengan angka merah dalam sebuah dasbor perusahaan, tentunya akan merasa malu. Untuk menghindari perasaan tersebut, pekerja akan berusaha bekerja sebaik-baiknya. Keterbukaan dasbor pada perusahaan semakin memperkuat mekanisme pengolahan perasaan ini.
Kompetisi dan demotivasi
Kami melakukan wawancara dengan 11 eksekutif dari 10 industri yang berbeda, yang aktif menggunakan dasbor bisnis dalam pekerjaannya. Temuan kami adalah bahwa keterbukaan dasbor memunculkan adanya kompetisi yang diyakini dapat memotivasi pekerja untuk memberikan kinerja yang lebih baik.
Sayangnya, keterbukaan dasbor tak melulu memberikan efek positif bagi pekerja.
Pekerja memiliki karakteristik yang unik antara satu dan lainnya. Tidak semua stimulus kompetisi dapat berdampak sama bagi semua orang – tekanan dalam berkompetisi bisa saja memberikan efek negatif yang justru merusak dinamika bekerja. Dalam kasus yang ekstrem, keterbukaan data memberikan tekanan berlebihan karena munculnya perhatian berbagai pihak, yang berakibat buruk terhadap kesehatan mental pekerja.
Sistem perusahaan juga berkontribusi dalam menurunkan motivasi pekerja. Salah satu pekerja dalam riset kami mengatakan bahwa keterbukaan dasbor memberikan implikasi yang negatif pada kelompok pekerja dengan pencapaian yang tinggi.
Keterbukaan dasbor, misalnya, memungkinkan individu atau kelompok lain untuk mengambil keuntungan atas pencapaian orang lain. Pegawai atau divisi yang berperforma tinggi bisa mendapat tekanan untuk mengerjakan beban kerja tambahan, atau bahkan membagikan anggaran atau sumber daya mereka.
Hal ini menyebabkan munculnya keinginan untuk merekayasa data. Kelompok dengan pencapaian tinggi bisa saja tak sepenuhnya jujur dalam melaporkan kinerja mereka sehingga tidak perlu menanggung beban yang lebih besar.
Menariknya, tidak semua orang punya perasaan yang sama terkait dasbor perusahaan. Seorang manajer dalam studi ini mengungkapkan bahwa setelah melakukan observasi kepada tim, ia menyadari bahwa beberapa anggota tim dalam rentang usia di bawah 26 tahun cenderung lebih reaktif dalam menyikapi data yang disajikan dalam dasbor. Pekerja muda, menurut observasinya, memiliki sensitivitas yang lebih tinggi dalam memahami urgensi perubahan data dan pemeringkatan yang disajikan dalam dasbor.
Dugaannya, para pekerja muda ini lahir dan tumbuh kembang dalam lingkungan digital yang serba terbuka. Mereka biasa membandingkan pencapaian dalam media-media digital, yang secara tidak langsung juga mendukung pertumbuhan literasi digital yang lebih baik. Literasi digital inilah yang berperan mengolah pemahaman pemanfaatan media digital, seperti dasbor, dalam mendukung pencapaian.
Mendesain dasbor dengan lebih baik
Penelitian kami mengungkapkan manfaat tambahan dari penggunaan dasbor bisnis yang tidak hanya digunakan untuk pengambilan keputusan dan memandu keputusan bisnis, tetapi juga secara sadar digunakan untuk mempromosikan kompetisi. Hal ini sebenarnya memperkuat peran dasbor dalam organisasi.
Namun, implementasi bisnis dasbor sebagai sarana motivasi pekerja perlu diperhatikan lebih dalam.
Pertama, perusahaan perlu memahami profil pengguna sehingga pengolahan tampilan dasbor memberikan dampak yang maksimal.
Kedua, perusahaan harus memahami kesiapan internal dalam penyebaran data via dasbor. Ketiadaan sistem pendukung seperti real-time update (pembaruan yang langsung dan cepat), otomatisasi data, serta basis data terbuka, dapat merusak dinamika kelompok antarapengguna karena dasbor menjadi tidak selalu akurat dalam mencerminkan kinerja pegawai.
Ketiga, pemahaman subkultur setiap departemen di perusahaan penting untuk melihat bagaimana memotivasi individu melalui dasbor.
Kompetisi pada dasarnya dinilai sebagai sarana untuk memotivasi karyawan. Meskipun begitu, implementasinya bisa jadi kontraproduktif ketika desain dasbor tidak memerhatikan perbedaan individu di dalam perusahaan. Penting untuk mencocokkan tujuan penggunaan dasbor dengan desain yang diterapkan agar penggunaannya bisa maksimal. Perlu juga pemahaman yang lebih baik mengenai etika dalam implementasi rekayasa sosial pada desain sebuah dasbor.
Jika perusahaan tidak hati-hati, penyebaran data yang berkaitan dengan pencapaian individu berpotensi memberikan dampak yang buruk terhadap moral atau mental pekerja yang akhirnya berkaitan dengan kepercayaan diri atau harga diri individu.