Nos encontramos en un periodo de la historia de la humanidad en el que los cambios son constantes. Dominar una materia, una profesión o una herramienta nos da poco margen de tranquilidad ya que, en muy poco tiempo, todo evoluciona. Podemos tener metodologías de trabajo que nos han funcionado en el pasado pero que sin embargo se han quedado obsoletas para desarrollar nuevos proyectos.
Esto provoca que sea necesaria una actualización constante, y que el tradicional método científico del ensayo y el error sea poco eficaz en este panorama. Ante este reto, son muchos los intentos que buscan encontrar metodologías que faciliten el trabajo. Así surge el concepto de metodologías ágiles, herramientas que fomentan la flexibilidad.
Metodologías de trabajo ágiles
Entendemos el concepto de metodología ágil como una forma de desarrollo de proyectos caracterizada por un seguimiento continuo, flexible y periódico del trabajo.
Frente a una metodología clásica en la que se revisa el proyecto una vez entregado o finalizado, las metodologías de trabajo ágiles subdividen el proyecto en pequeñas etapas o sprints, tras los que el equipo se reúne y reflexiona sobre cómo ha evolucionado el trabajo. Esto permite un análisis más completo del avance del proyecto, además de una retroalimentación más frecuente y enriquecedora de las partes interesadas.
Las metodologías de trabajo ágiles se basan en 12 principios definidos por desarrolladores de software en el Agile manifesto.
Aumentar la satisfacción de los clientes mediante entregas continuas y tempranas. Fomentar actualizaciones frecuentes permiten aumentar el conocimiento y el desarrollo de proyectos.
Aceptar el cambio: la agilidad es la bandera de estas herramientas. Ver el cambio como una oportunidad para demostrar la flexibilidad de la metodología.
Hacer entregas valiosas de forma frecuente es una forma de fidelizar al cliente. En lugar de realizar una entrega final, se marcan etapas intermedias para mostrar al cliente el progreso.
La colaboración es la llave maestra de la metodología. Se deben superar los proyectos individuales y buscar el trabajo en equipo como piedra angular de la agilidad.
Motivación. El equipo de trabajo es el motor de la metodología ágil, por ello, el combustible del proyecto debe ser la motivación individual orientada al bien común.
La mejor herramienta de comunicación es el contacto personal. En nuestra era no es necesario un contacto personal, pero si el uso de herramientas que permitan la conversación cara a cara. Priorizar una videoconferencia a una llamada o a un correo electrónico.
La entrega de productos en funcionamiento es prioritaria. El principal indicar del proyecto es que los productos cumplan sus objetivos aunque demanden mejoras.
Ritmo de trabajo constante. Aunque se realizan cambios en la velocidad, se debe buscar constancia en el proyecto. Es decir, avanzar evitando parones.
Búsqueda de la excelencia. Los estándares de calidad marcan un código de conducta. Este código empapa a los participantes haciendo de la excelencia una forma de trabajar.
Simplicidad. Intentar no complicar las tareas, los productos o las interacciones. A mayor sencillez menor problemática.
Autonomía. Asumir la responsabilidad de nuestros actos provoca un mayor cuidado sobre los resultados entregados. Esto, generalmente, fomenta un aumento de la calidad.
Reflexión. Una de las claves. Analizar qué hemos conseguido y por qué lo hemos conseguido es necesario para reforzar los aciertos y minimizar los errores.
¿Qué metodología de trabajo elegir?
Elegir una metodología ágil es uno de los primeros retos de un proyecto. Existe un amplio abanico de herramientas y existe un principio básico: la metodología debe ser seleccionada en función de las características e intereses del proyecto y de sus participantes.
El principio de flexibilidad debe aplicarse desde la elección de la misma metodología. Dentro de las metodologías más reconocidas a nivel internacional podemos citar Agile, Kamban, Scrum y Waterfall.
Metodología Kanbam. Filosofía creada por el ingeniero industrial Ohno Taiichi (1940), Kanbam significa tablero o tarjeta en japonés. Está basada en la subdivisión en un tablero muy visual de las etapas y tareas del trabajo. Existen varios formatos de representación como los cronogramas, calendarios o tableros, pero la más habitual es el tablero Kanbam. En el tablero las columnas representan la etapas del trabajo y en cada columna se incluyen tarjetas visuales que representan las tareas de cada etapa. En esas tarjetas se incluye la descripción de la tarea, los participantes y el estado de ejecución (pendiente, en ejecución o finalizada). Esta herramienta es muy visual y nos ofrece información inmediata sobre las tareas, responsables, estados de ejecución, además de información como detalles, avisos, archivos, mensajes, etc.
Metodología Agile. Se trata de una metodología iterativa, es decir, que revisa constantemente sus avances, en la que el trabajo se orienta a sprints de corta duración. Es decir, la tarea se subdivide en múltiples objetivos (sprints) que son planificados, implementados, revisados y analizados. De esta forma se realizan múltiples entregas intermedias, siempre flexibles que aumentan el contacto con el cliente y el cumplimiento de objetivos intermedios. De igual forma garantizan flexibilidad antes imprevistos, ya que si no logramos un sprint concreto tenemos la posibilidad de completar otros manteniendo un avance en el proyecto y aumentando la satisfacción de las partes interesadas. En una metodología tradicional un problema puede paralizar el trabajo completo.
Metodología Scrum. Creada igualmente por el japonés Ohno, Scrum es una metodología más flexible que Kanbam. Emplea el sprint al igual que Agile pero en este caso aparece la figura del Scrum máster como responsable para liderar tres pasos fundamentales. Fase 1: planificación, dos semanas para analizar el trabajo pendiente y definir el sprint; fase 2: reuniones diarias de actualización, 15 minutos para analizar el progreso y que la cantidad de trabajo sea adecuada y fase 3: una vez finalizado el sprint, se evalúan los resultados, con objetivo de prepararse para el siguiente.
Metodología Waterfall. También denominado modelo en cascada. En este caso los proyectos se dividen en fases que se completan de forma secuencial. No se pueden comenzar una fase si no se ha finalizado correctamente la anterior. Recibe su nombre de cascada porque cada fase cae en la siguiente representándose en forma descendente. Es una metodología muy eficaz en la gestión de los tiempos, por ejemplo cuando existe un plazo de entrega muy ajustado, aunque es la metodología menos flexible de las analizadas.
Objetivos de las metodologías de trabajo: el desglose y éxitos intermedios
Todas estas metodologías de trabajo tienen un objetivo en común: desglosar los proyectos, permitiendo alcanzar éxitos intermedios de una forma más frecuente. Aumentan así la satisfacción de todos los implicados, el control sobre la evolución del trabajo y, sobre todo, la flexibilidad del trabajo ante cualquier imprevisto.
Un inconveniente puede generar impacto en una parte del proyecto pero no detenerlo en su totalidad, haciéndonos más conscientes de dónde se encuentra el conflicto y permitiendo la mejora del resultado final. Más ensayo (y reflexión) y menos error.
Este artículo forma parte de una colaboración con Becas Santander, una iniciativa global que ofrece becas, programas y contenidos gratuitos para adultos de cualquier edad. Más información en https://www.becas-santander.com.