Emmanuelle Léon, professeur de management à ESCP Europe, et Thibault Lieurade, chef de rubrique Économie + Entreprises, étaient les invités de l’émission « 7 milliards de voisins » sur RFI le lundi 20 mai de 12h à 13h.
Le travail à distance est en plein essor : certains experts annoncent qu’il concernera près de 1,3 milliard de travailleurs dans un futur proche. Pour autant, les organisations sont de plus en plus conscientes que l’absence d’interactions informelles est susceptible de nuire à une forme de collaboration naturelle et, de ce fait, pénalise l’innovation. Face à cette situation paradoxale, de nouvelles technologies sont aujourd’hui expérimentées au sein des entreprises, dont les robots de téléprésence. Certaines entreprises se sont spécialisées dans la commercialisation de ces solutions, à l’image de la start-up californienne Double Robotics. Pour autant, l’arrivée de tels outils suffira-t-elle à compenser la distance physique ?
Le télétravail, une modalité encore controversée
Une chose est sûre : il est de plus en plus facile de télétravailler en France. Les évolutions du cadre législatif, l’amélioration des infrastructures, la diffusion des technologies mobiles sont autant de facteurs qui favorisent le déploiement de cette modalité de travail. Ainsi, une récente étude fait état de 25 % de télétravailleurs dans la population active.
De nombreuses recherches mettent en évidence les avantages liés au télétravail, tels qu’une augmentation de la productivité, une meilleure capacité de concentration, une diminution du stress lié notamment au temps de transport, etc. En outre, le télétravail est plébiscité par les salariés qui y voient un moyen d’équilibrer davantage leur vie privée et leur vie professionnelle.
Cependant, le télétravail demeure un sujet de controverse, ainsi qu’en témoignent les exemples d’entreprises comme Yahoo! BestBuy, Aetna, Bank of America ou encore IBM aux États-Unis qui l’ont soit éliminé, soit réduit. Il présente un certain nombre de défis, tels que la capacité du manager à gérer ses équipes à distance, ou encore le risque d’isolement du télétravailleur, éloigné de son collectif de travail. Le télétravail rend impossibles les interactions informelles sur le lieu de travail et, de ce fait, prive les individus d’informations clés sur ce qui se passe dans leur entreprise.
Filmé en continu
Parmi les solutions testées à ce jour par les entreprises pour minimiser les risques liés au télétravail, nous avons récemment étudié le cas d’un robot de téléprésence dans une pépite française de haute technologie spécialisée notamment dans les objets connectés. L’introduction de ce robot était liée au déménagement d’un excellent manager que l’entreprise ne voulait pas perdre. Il a donc été convenu que ce dernier pourrait manager son équipe à distance quatre jours par semaine, et venir au bureau uniquement les mercredis. Ce cas est particulièrement intéressant puisque, d’une part, il est rare que les managers soient seuls en télétravail et, d’autre part, parce qu’il est également rare d’avoir des cas de télétravail de forte intensité, c’est-à-dire supérieurs à deux ou trois jours par semaine.
Qu’est-ce qu’un robot de téléprésence ? Il s’agit d’un outil assez simple composé d’un iPad positionné sur une tige rétractable montée sur roulette. Le robot de téléprésence est guidé par le télétravailleur depuis son domicile et lui permet de circuler à l’intérieur de l’entreprise. Le télétravailleur est filmé en continu depuis son poste de travail et son visage apparaît à l’écran. Il peut donc se déplacer dans les locaux de son entreprise et interagir avec ses collègues via cet outil. Mais est-ce suffisant pour compenser la distance physique ?
Notre travail a permis d’identifier quatre conditions nécessaires à une implémentation réussie de tels outils dans un collectif de travail.
1. Une relation de confiance préexistante
L’existence, en amont, d’une relation de confiance entre le manager et son équipe est indispensable. Cette confiance est à la fois liée à la compétence de l’individu – à son expertise – mais également aux qualités interpersonnelles qui sont les siennes. Dans le cas que nous avons étudié, les membres de l’équipe préféraient continuer d’être managés, même à distance, par un manager de talent, plutôt que de changer. Ils valorisaient non seulement ses compétences techniques, indispensables chez un développeur, mais également sa capacité à animer le collectif, à donner du feedback et à suivre le travail de chacun. En bref, seul un excellent manager de proximité peut imaginer un jour utiliser un tel outil.
2. Le maintien des routines
Le robot de téléprésence permet de préserver certaines routines dans les relations interpersonnelles. Le manager le positionne à l’entrée de l’open space, afin de pouvoir saluer les membres de son équipe. Il peut ensuite le déplacer (en roulant) pour aller discuter avec une personne en particulier ou prendre part à des discussions en cours. Le reste du temps, le robot est positionné sur sa station de recharge, de manière à être facilement localisable pour les collaborateurs. Au cours des réunions, la possibilité de monter et descendre l’iPad permet au manager de conserver son rôle de leader puisqu’il est également positionné autour de la table. Comme auparavant, il projette son écran d’ordinateur dans la salle et la discussion peut avoir lieu.
3. Une organisation spécifique du travail
Travailler de manière efficace via un robot de téléprésence impose un certain nombre de règles. Par exemple, le manager va utiliser des écouteurs et couper le son pour indiquer qu’il n’est pas disponible – en général parce qu’il est en train de participer à une téléconférence. Le fait de déplacer le robot hors de sa localisation habituelle est également un indicateur d’indisponibilité. Le manager positionne son robot avec son équipe dans une salle de réunion, et gère à distance le déroulement des échanges. L’absence du robot de l’open space indique aux autres collaborateurs que le manager ne doit pas être dérangé.
4. Anthropomorphisme
La relation qui s’établit entre le manager et son robot de téléprésence n’est pas sans surprise. On pouvait s’attendre à une certaine forme d’identification qui, d’ailleurs, a été vérifiée sur le terrain, quand le manager dit « je » en parlant de son robot, ou quand l’équipe parle du robot en utilisant le prénom du manager. Les tours joués au robot (comme le soulever de terre, tourner autour de lui pour lui faire perdre la notion de l’espace ou encore le décorer) sont autant d’actions qui montrent l’assimilation entre le robot et son utilisateur. Les limitations du robot conduisent également les membres de l’équipe à s’occuper de lui, comme s’il était physiquement diminué, en lui ouvrant la porte, en le portant dans une salle de réunion, en le relevant quand il chute, etc.
Mais cela ne s’arrête pas là. Pour le manager, l’anthropomorphisme finit par engendrer une certaine dépendance à l’outil, puisqu’il se sent seul et s’ennuie quand il ne peut pas l’utiliser. Il semble donc que le robot de téléprésence répond à l’enjeu d’isolement du télétravailleur que nous avions identifié auparavant.
Et demain ?
Cette recherche nous a permis de mettre en évidence les facteurs clés de succès quant à l’utilisation d’un robot de téléprésence dans une équipe. Cela étant, de nombreuses questions demeurent en suspens. Ainsi, on constate que, si l’équipe a adopté le robot, les autres collaborateurs de l’entreprise attendent le jour de présence du manager pour interagir avec lui. Par ailleurs, ce type d’outil fonctionne avec une équipe préexistante, mais qu’en serait-il avec une nouvelle équipe, ou tout simplement avec de nouveaux venus au sein d’une équipe ?
Enfin, si les discussions professionnelles sont facilitées en mode synchrone, il reste beaucoup plus compliqué d’interagir au niveau personnel. Un dernier axe de réflexion porte sur l’importance de la présence physique au bureau. À partir du moment où cette dernière reste un marqueur de fiabilité, voire d’engagement au travail, qu’en est-il lorsqu’un tel outil est utilisé ?