Bagaimana caramu mengelola email (surel)? Apakah kamu jenis orang dengan “inbox (kotak masuk) nol”, atau apakah kamu sengaja membiarkan ribuan pesan belum dibaca?
Studi baru kami, yang terbit di jurnal Information Research, menemukan bahwa membiarkan semua surel tak terbaca di kotak masuk kemungkinan besar akan membuatmu tidak puas dengan pengelolaan catatan pribadimu.
Dalam riset berbasis survei eksplorasi, kami bertanya kepada peserta bagaimana mereka menangani catatan pribadi seperti tagihan, langganan, dan hal serupa lainnya,—di antaranya banyak dikirimkan melalui surel.
Kami menemukan bahwa sebagian besar responden meninggalkan catatan elektronik mereka di surel. Hanya separuh item, seperti tagihan dan dokumen-dokumen, yang disimpan di lokasi lain, seperti komputer atau cloud. Namun, kotak masuk yang tidak teratur dapat menimbulkan masalah, termasuk tagihan hilang dan kehilangan jejak korespondensi penting.
Risiko kehilangan jejak email
Menerima tagihan, perpanjangan asuransi, dan dokumen rumah tangga lainnya melalui surel menghemat waktu dan uang, dan mengurangi penggunaan kertas yang tidak perlu.
Namun, ada risiko jika kamu tidak selalu memantau catatan elektronik. Responden dalam penelitian kami melaporkan masalah seperti registrasi kendaraan yang tidak berlaku lagi, gagal membatalkan langganan yang tidak diinginkan, dan mengabaikan pemotongan pajak karena terlalu kesulitan menemukan kuitansi.
Hal ini menunjukkan denda keterlambatan dan kelalaian email lainnya dapat menyebabkan kerugian finansial setiap tahunnya.
Selain biaya finansial, penelitian menunjukkan bahwa tidak memilah dan mengelola catatan elektronik akan mempersulit pengumpulan informasi yang dibutuhkan pada saat pajak, atau untuk situasi berisiko tinggi lainnya, seperti pengajuan pinjaman.
Read more: Why do I get so much spam and unwanted email in my inbox? And how can I get rid of it?
Temuan kami
Kami mensurvei lebih dari 300 responden yang berbeda mengenai pengelolaan arsip elektronik pribadi mereka. Kebanyakan dari mereka berasal dari Australia, tapi kami juga menerima tanggapan dari negara lain, seperti Inggris, Amerika Serikat (AS), Swiss, Portugal, dan lain-lain.
Sebanyak dua pertiga responden menggunakan surel mereka untuk mengelola catatan pribadi, seperti tagihan, kwitansi, langganan, dan lainnya. Dari jumlah tersebut, kami menemukan bahwa setelah responden membaca email mereka, sekitar separuh dari mereka akan mengurutkan surel ke dalam folder. Sementara itu, separuh lainnya akan membiarkan saja semuanya di kotak masuk.
Meskipun sebagian besar mereka menyortir surel kantor mereka ke dalam folder, mereka cenderung tidak mengurutkan email pribadi mereka dengan cara yang sama.
Hasil riset juga menunjukkan bahwa hanya separuh (52%) responden yang membiarkan seluruh emailnya di kotak masuk merasa puas dengan pengelolaan arsipnya, dibandingkan dengan 71% responden yang mengurutkan emailnya ke dalam folder.
Dari responden yang menyimpan dokumen mereka di cloud (Google Drive, iCloud, Dropbox, dan sejenisnya), 83% melaporkan puas dengan pengelolaan arsip mereka.
Penelitian ini bersifat eksploratif, sehingga perlu penelitian lebih lanjut untuk melihat apakah temuan kami dapat diterapkan secara universal. Namun, analisis statistik kami mengungkapkan praktik-praktik pengelolaan surel terkait dengan hasil yang lebih memuaskan, dan praktik-praktik yang sebaiknya dihindari.
Apa risiko membiarkan pesan ngendon di kotak masuk?
Berdasarkan tanggapan dari responden, kami mengidentifikasi tiga masalah utama yang mungkin muncul ketika kamu membiarkan semua surelmu tetap berada di kotak masuk.
Pertama, pengguna bisa kehilangan jejak tugas yang harus diselesaikan. Misalnya, tagihan yang harus dibayar bisa saja luput dari perhatian, tenggelam oleh surel lain.
Kedua, mengandalkan pencarian untuk menemukan email kembali mengharuskan kamu tahu persis apa yang kamu cari. Misalnya, pada masa-masa pelaporan pajak, pencarian tanda terima sumbangan amal bergantung pada ingatan apa yang harus dicari, serta kata-kata yang tepat dalam email yang berisi tanda terima tersebut. Kalau tidak ingat, akan susah untuk menemukannya.
Ketiga, banyak tagihan dan laporan tidak dikirimkan sebagai lampiran pada email, melainkan sebagai hyperlink. Jika kamu mengganti bank atau penyedia layanan lain, hyperlink tersebut mungkin tidak dapat diakses di kemudian hari.
Tidak dapat mengakses slip gaji yang hilang dari perusahaan lama juga dapat menyebabkan masalah, seperti yang ditunjukkan oleh skandal Robodebt atau kasus menghidupkan kembali utang lama di Kantor Pajak Australia.
4 tips untuk pengelolaan arsip yang lebih baik
Ketika kami meminta responden untuk memilih lokasi yang diinginkan untuk menyimpan catatan pribadi mereka, mereka cenderung memilih format yang lebih terkelola dibandingkan perilaku mereka saat ini. Hanya 8% responden yang tidak menyortir semua surel yang ada di kotak masuk mereka.
Temuan kami menyarankan serangkaian praktik yang dapat membantumu memantau catatan elektronikmu dan mencegah stres atau kerugian finansial:
urutkan surelmu ke dalam folder kategori, atau simpan catatan di folder di cloud atau di komputer
unduh dokumen yang tidak dilampirkan ke email atau dikirimkan langsung kepadamu—seperti tagihan listrik dan semua slip gajimu
masukkan pembaruan penting di kalendermu sebagai pengingat, dan
hapus email sampah dan berhenti berlangganan, sehingga kotak masukmu dapat diubah menjadi daftar hal-hal yang harus dilakukan.