Al terminar la presentación ante su cliente, Carlos sale apresuradamente de la sala de reuniones y se va directamente a su despacho. Por el camino evita hablar con los compañeros con los que se cruza. Una vez más, como cada mes desde que hace un año le nombraran jefe de proyectos, se ha quedado con la sensación de que no ha sabido transmitir con claridad cuáles han sido los avances de su equipo en las últimas semanas. Los nervios le han impedido demostrar el buen trabajo que han hecho.
Como Carlos, muchos profesionales competentes con gran conocimiento sobre sus materias a menudo tienen dificultades para trasladar sus ideas a los demás. Puede ser que utilicen un lenguaje tan técnico que cuesta trabajo entenderlo, que expongan sus mensajes de forma desordenada, que no consigan levantar la cabeza del papel cuando hablan, que se expresen de forma monótona y aburrida o que no sepan sintetizar lo suficiente el contenido. También puede haber otros motivos que dificulten su comunicación, aunque estos son algunos de los más habituales.
Artículos académicos e informes empresariales han dejado claro que saber comunicar determina en gran medida el éxito personal y profesional. Desde el Foro Económico Mundial hasta Google, pasando por todo tipo de directivos, profesionales de cualquier ámbito, investigadores universitarios, e incluso la persona más rica del mundo, todos están de acuerdo en que la comunicación es una habilidad clave para progresar. Lo que no está tan claro es cómo desarrollarla.
Comunicar de manera efectiva
Lo cierto es que todos sabemos hablar, pero no todos hemos aprendido a comunicar adecuadamente. Sin embargo, solemos dar por hecho que cuando hablamos comunicamos y muchas veces no es así, al menos no de manera efectiva.
Para que exista comunicación, primero debe haber información. Ahora bien, comunicar es mucho más que informar. La persona que comunica elabora un mensaje con el objetivo de que otra persona no solo lo reciba, sino que lo entienda, que provoque en ella algún efecto, alguna respuesta. No le basta con presentar los datos, sino que busca hacerlos creíbles. Para ello necesita filtrar, ordenar y sintetizar esos datos, o lo que es lo mismo, transformarlos en un mensaje válido para su receptor.
La comunicación efectiva consiste en utilizar correctamente el lenguaje verbal y no verbal para expresar nuestras ideas, de forma que logremos conectar con nuestros interlocutores para que reciban exactamente lo que deseamos transmitirles y actúen en el sentido en el que nosotros queremos que lo hagan. En definitiva, se trata de transmitir de forma eficiente el mensaje apropiado en el momento oportuno.
Aprender a comunicar
El proceso de aprender a hablar es complejo. Aun así, cuando teníamos dos o tres años nos resultó relativamente sencillo y lo conseguimos muy rápidamente, salvo las lógicas excepciones. Fue así porque disponíamos de las herramientas necesarias para llevarlo a cabo, es decir, teníamos a nuestro lado una o varias personas adultas que nos hablaban y nosotros hablábamos continuamente con esas personas. Por ello podemos decir que resolvimos ese proceso de forma natural.
Aprender a comunicar en público adecuadamente no es un proceso natural. Nadie lo resuelve durante sus primeros años de vida. La buena noticia es que se trata de una habilidad que se puede aprender y mejorar cuando somos adultos. Como en cualquier otra disciplina que queramos dominar, para aprender a comunicar de manera efectiva tenemos que pasar por cuatro etapas, según el modelo de aprendizaje que se suele atribuir al psicólogo estadounidense Abraham Maslow.
La primera etapa es la de la Incompetencia Inconsciente. Usted no sabe nada sobre lo que implica comunicar ante un público y tampoco es consciente de su falta de conocimiento, porque nunca se ha planteado hacer nada en relación a ese tema.
En la segunda etapa, la de la Incompetencia Consciente, empieza a informarse sobre ello, aprende algunas técnicas, hace algún curso, lee libros y artículos… Esta es la fase en la que más se aprende. Al mismo tiempo, es consciente de todo lo que le queda por aprender.
En la etapa de la Competencia Consciente ya ha aprendido lo que tiene que saber de forma teórica para comunicar en público. Es capaz de ponerlo en práctica, con mejores o peores resultados, aunque para hacerlo necesita prestarle toda su atención.
La cuarta etapa es la de la Competencia Inconsciente. Tras la práctica de la fase anterior, ya no solo es capaz de hacerlo, sino que se ha convertido en un hábito. No es necesario que ponga sus cinco sentidos en comunicar, surge sin pensar demasiado en ello.
La ventaja de la comunicación
Es posible que Carlos, el jefe de proyectos, no haya atravesado estas cuatro etapas. Puede que haya hablado en público una y otra vez, pero no se haya formado lo suficiente para hacerlo correctamente. Puede que haya aprendido muy bien la teoría, pero no haya practicado aún lo necesario. O incluso puede que ni siquiera sea consciente de cuál es su estilo comunicativo, por lo que es imposible que sepa qué aspectos mejorar y cuáles potenciar.
Comunicar de manera efectiva le daría más seguridad y mayor ventaja para que los demás escuchen sus ideas y le tengan en cuenta. Tanto en la empresa como fuera de ella.