Les entreprises sont désormais mieux armées pour gérer les relations avec leurs fournisseurs. Everything possible / Shutterstock

Comment l’IA aide l’entreprise à sourcer, piloter et… innover dans ses achats

Comme les autres fonctions de l’entreprise, les achats sont redéfinis par l’intelligence artificielle (IA). Les missions évoluent vers moins d’opérationnel et plus de stratégie, avec une vision de la création de valeur à plus long terme qui accorde une place plus importante à l’innovation et au développement durable.

Comme l’illustrent les quelques exemples qui suivent, grâce à l’IA, les achats peuvent procurer aujourd’hui aux entreprises les moyens d’anticiper l’évolution des marchés, ou d’en prendre le contrôle et de les orienter en créant de la disruption par des approches inédites.

Le système de sourcing cognitif de Silex

Silex est une plate-forme d’appariement en SaaS (software as a service ; logiciel en tant que service) développée, par une start-up française, qui gère tout le processus de sourcing (approvisionnement) : expression du besoin centralisée, procédure de validation, visualisation des contrats, constitution de panels, suggestion de solutions, négociation, suivi des performances et pilotage de la relation. L’IA prend en charge les tâches récurrentes et assiste les acheteurs tout au long du processus de sélection du fournisseur. Grâce à un moteur de recommandations semblable à ceux des sites de rencontres ou d’e-commerce, les algorithmes sont capables de suggérer les meilleures sources d’approvisionnement à partir d’une expression de besoin en langage naturel. Les fournisseurs préqualifiés sont classés par pertinence. Certaines recommandations sont faites par l’IA sur la base des demandes d’achats passées grâce à un outil d’analyse sémantique et au Machine Learning (ML).

Présentation de la plate-forme Silex.

Silex combine les informations industrielles, technologiques, financières, et juridiques des fournisseurs avec celles de multiples sources extérieures. Cela permet une triangulation des données et une prise de décision fondée sur des éléments plus robustes. Un acheteur peut ainsi référencer, documenter, évaluer et recommander un fournisseur. Il peut également contribuer à la cartographie dynamique en temps réel de l’ensemble des panels et les rendre accessibles aux autres parties prenantes.

Silex permet ainsi un suivi automatisé de chaque étape des demandes d’achats : saisie, validation, planification, affectation aux acheteurs, identification des sources potentielles, sélection et mise en place du contrat.

L’interface de Silex est sobre et ergonomique, ce qui la distingue d’applications qui manquent de fluidité et nécessitent des formations. Silex a permis à certains de ses utilisateurs de réduire jusqu’à 90 % le temps de sourcing pour une satisfaction supérieure ou égale, dans le cas d’achats simples essentiellement hors production, en particulier d’équipements, de services et de prestations intellectuelles. Les critères pris en compte ne se limitent pas à la qualité, aux coûts et aux délais, mais intègrent aussi la capacité d’innovation, la RSE, la qualité relationnelle et l’historique des performances.

La gestion collaborative de la relation fournisseur de Jaggaer

La société américaine Jaggaer, leader mondial de la gestion des dépenses, propose des solutions innovantes de gestion des relations fournisseurs : Total Supplier Manager et Direct SRM. Bien que centrés sur un meilleur contrôle des coûts, ces systèmes deviennent plus collaboratifs.

Les solutions Direct SRM de Jaggaer permettent de collecter et de compiler les informations relatives aux fournisseurs, de procéder à leur sélection et à leur qualification, de piloter leurs performances, et de gérer les risques et les incidents. Les applications organisent et surveillent tous les documents associés à ces fournisseurs et alertent les acheteurs en cas de non-respect d’un engagement ou d’expiration d’un contrat. Via ces outils, les acheteurs peuvent mettre en place des campagnes de certification et d’amélioration continue de la qualité par le suivi d’indicateurs de performance et la fixation d’objectifs à atteindre selon un calendrier défini. Les acheteurs accompagnent ainsi les fournisseurs dans leur développement et leur montée en gamme.

Le système fonctionne grâce à des données multidimensionnelles mises à jour en temps réel et collectées via des sources internes et externes. Il favorise une transparence élevée dans les relations, une vision à 360° des performances et des capacités des fournisseurs, et une approche globale et durable des coûts et de la valeur crée. Les acheteurs utilisent ensuite une autre solution, Total Supplier Manager, pour mieux exploiter ces données compte tenu de leur volume, de leur complexité, de leur volatilité et de leur interconnexion.

Les systèmes cognitifs font évoluer les achats vers de nouveaux niveaux d’excellence (IBM).

Les fournisseurs sont donc considérés comme des partenaires stratégiques potentiels, essentiels dans le processus d’innovation et de création de valeur durable. Les acheteurs entretiennent des relations apaisées et fondées sur la confiance avec des fournisseurs qui ne doivent pas se sentir dominés ou malmenés. Grâce à une meilleure connaissance des forces et des faiblesses de ces fournisseurs, ainsi que de leur vision, les acheteurs peuvent mieux les accompagner, bénéficier de leur expertise et développer conjointement des innovations, tout en réalisant des économies substantielles.

Sans les technologies intelligences et apprenantes, les acheteurs ne pourraient pas en tirer les éléments clés, partager leur stratégie, établir des collaborations, et mobiliser les acteurs autour de projets communs. Le développement de modules d’IA permettra d’identifier au plus tôt les signaux faibles critiques et de les intégrer à la politique de gestion des fournisseurs.

L’IA au service des directions achats (Jaggaer).

Le système de gestion de projets innovants d’Ideapoke

Ideapoke, société indienne, propose une plate-forme de mise en contact d’acteurs qui pourraient collaborer sur des projets R&D. Grâce à l’IA, le système suggère des technologies et des entreprises partenaires qui correspondent aux spécifications fournies. Il s’agit d’accompagner les organisations dans la création d’un écosystème innovant dans lequel des start-up, des laboratoires de recherche, des organismes à but non lucratif et des collectivités territoriales pourront travailler ensemble à la réalisation de projets collaboratifs. Grâce au machine learning, les algorithmes d’Ideapoke suggèrent des tendances, des complémentarités, des trajectoires et même des modèles économiques et des stratégies concurrentielles.

Sur Ideapoke, les fournisseurs promeuvent leurs technologies pour les vendre, et leurs projets R&D pour trouver des investisseurs et des codéveloppeurs. Ideapoke propose une mise en relation (matching system) qui n’est pas basée sur les approvisionnements, mais sur les idées et l’innovation. C’est un outil que les acheteurs peuvent utiliser dans une perspective de capture technologique, de diversification, et de conquête de nouveaux marchés. Il permet de faire face à la confusion et à la surabondance d’informations qui rend difficile l’identification des interlocuteurs pertinents. Le système aide à distinguer les technologies qui ont réellement un potentiel commercial de celles qui ne sont que des expérimentations sans réelles débouchées.

Présentation de la plate-forme Ideapoke.

Vers des acheteurs augmentés

L’IA favorise l’émergence d’achats intelligents, augmentés, prédictifs, 4.0. En s’appuyant sur l’IA, les acheteurs sont plus rapides, réactifs, et performants. Sélectionner un fournisseur et signer un contrat se fait en quelques semaines au lieu de quelques mois. L’acheteur augmenté voit les fournisseurs non pas comme ils sont mais comme ils peuvent devenir. Il les voit non seulement en fonction de la valeur qu’ils pourront créer en collaborant avec son entreprise, mais aussi en collaborant entre eux. En combinant des systèmes comme Silex et Ideapoke, le sourcing prend en compte la capacité des fournisseurs à créer de la valeur à court, moyen et long terme.

Un acheteur peut s’appuyer sur l’IA pour attirer des fournisseurs qui ne souhaitent pas travailler avec lui, par exemple parce que les volumes sont trop faibles, qu’ils perçoivent trop de contraintes ou qu’ils se sentent en désaccord avec les valeurs de son entreprise. La compréhension de ces points de blocage et des motivations profondes qui animent ces fournisseurs conduisent les acheteurs à mener des actions de marketing amont pour promouvoir leur organisation. Il s’agit donc de « chasser » ces fournisseurs pour en faire des nouveaux partenaires d’affaires qui vont contribuer à augmenter les ambitions de l’entreprise, apporter des nouvelles expertises et développer sa réputation.

L’avenir de la fonction achats (KPMG).

Chaque vague de digitalisation est accompagnée du même discours : les nouveaux outils ne sont pas faits pour remplacer les acheteurs. Cependant, les agents intelligents achats, sont capables de faire le travail de centaines d’acheteurs et d’accomplir des tâches qu’ils ne pourraient réaliser. Ces agents virtuels apprennent en observant les pratiques et en les reproduisant. Ils deviennent de plus en plus efficaces, parlent toutes les langues, comprennent le langage naturel, contextualisent les échanges pour mieux adapter les réponses, et gèrent de plus en plus d’exceptions. Avec l’IA, les tâches opérationnelles poursuivent leur automatisation, ce qui permet une réduction des effectifs, mais laisse aussi plus de temps pour effectuer de nouvelles missions plus stratégiques.


Cette contribution reprend des éléments de l’article « Achats intelligents : quand l’intelligence artificielle redéfinit la fonction achats » publié en juin 2019 dans le numéro 11 de la revue « Excellence HA » éditée par le Conseil national des achats (CNA).