Ce que l’organisation de l’espace révèle de l’entreprise

L’espace des organisations ne peut plus se résumer aux seuls lieux fonctionnels. Nd3000 / Shutterstock

Quelle que soit la façon dont il est organisé, l’espace des entreprises n’est jamais neutre. Il est le reflet des choix des dirigeants et, en cela, il est porteur de sens car il matérialise leurs priorités. Qu’il soit question d’encourager la productivité, de mettre en place une surveillance plus efficace, de réduire les coûts, de permettre plus de bien-être, ou encore de mettre en scène les valeurs qu’elles prônent, toutes les organisations – sans exception – sont confrontées aux problèmes inhérents à leur existence spatiale… y compris celles qui semblent ne pas s’en soucier. En effet, dans ce domaine, ne pas choisir c’est déjà faire un choix.

Les grands bouleversements organisationnels s’accompagnent souvent de changements majeurs de la spatialité. Citons, à titre d’illustration, le poste de travail rationalisé de Frederick Taylor sans lequel il ne lui aurait pas été permis d’instaurer le chronométrage des tâches réalisées par les ouvriers. Peut-être plus flagrant encore : la ligne de montage de Ford, véritable colonne vertébrale de sa stratégie.

Aujourd’hui, nous voyons l’émergence d’une gestion de l’espace qui se veut davantage nomade et fluide : le flex-office (bureau non attribué). À comprendre : des bureaux désormais dépersonnalisés, mis à disposition pour la journée, jumelés avec la possibilité d’un temps de travail régulier à distance pour garantir la disponibilité des postes. De fait, avec le flex-office, il y a moins de postes de travail qu’il n’y a de collaborateurs dans l’organisation.

Un atout RH, entre ludification et bien-être

J’ai récemment eu l’occasion d’animer un atelier lors de l’Université des Entrepreneurs Normands dont le thème portait précisément sur les problématiques actuelles de gestion d’espace. J’étais accompagnée du directeur des ressources humaines de Récréa, gestionnaire d’équipements sports et loisirs, et d’un directeur général. Tous deux avaient entièrement repensé la configuration de leurs locaux du fait de déménagements récents, en adoptant des approches assez différentes. Voici ce qui est ressorti de nos échanges.

L’espace des organisations ne peut plus se résumer aux seuls lieux fonctionnels. Même si toutes les entreprises ne franchissent pas nécessairement le pas, une grande tendance paraît émerger depuis quelques années : la ludification des espaces organisationnels. Ainsi, il n’est plus exceptionnel de trouver sur son lieu de travail une table de ping-pong, un baby-foot ou encore des bornes d’arcade.

Parallèlement, on voit aussi se développer d’autres lieux dédiés au bien-être à proprement parler, tels que des zones de repos (ou de sieste) ou des salles de sport. Récréa avait poussé le concept jusqu’à l’installation d’un sauna et proposait par ailleurs d’assister aux réunions, non plus assis sur une chaise, mais tout en faisant du vélo d’appartement ou encore quelques kilomètres sur un tapis de marche (pour avoir expérimenté le dispositif, le bienfait est réel). Enfin, les postes de travail nouvellement installés sont désormais davantage ergonomiques, avec des tables dont la hauteur est ajustable pour permettre de travailler debout.

« Bien gérer l’aménagement des bureaux, c’est crucial ! », interview de Valérie Mérindol, professeur à PSB, pour Xerfi canal.

L’espace est un facteur de différenciation majeur

Dans ce registre de lieux résolument conçus pour la détente et le bien-être, l’espace devient partie intégrante de la rétribution globale, tant les bénéfices au quotidien sont évidents. Comment envisager alors de retourner dans une structure à l’ancienne ?

Dès lors, l’espace devient un atout déterminant pour la marque employeur. Toutefois, il est important qu’il soit pensé en accord avec le secteur d’activité et l’identité de l’entreprise. Un exemple éloquent fut donné par le constructeur automobile Renault, qui avait choisi pour ses locaux du mobilier Ikea : très bon rapport qualité/prix et sans prétention, à l’image des véhicules produits.

De même, la culture organisationnelle doit être bienveillante envers l’usage de ces installations ludiques et de bien-être. En effet, s’il n’est pas communément accepté que ces espaces sont faits pour être utilisés pendant les heures passées au bureau, ils tomberont alors en désuétude. En conséquence, ils rappelleront, le temps de leur présence, cette contradiction malheureuse entre une démonstration de bienveillance – finalement de façade – et le management du quotidien qui n’a pas su évoluer.

Favoriser l’appropriation de l’espace : la clé du succès

L’idée maîtresse concluant nos échanges est qu’il est nécessaire de permettre et de faciliter l’appropriation des locaux par les employés. Dans l’une des entreprises témoins, cela est passé par une visite des familles, réunies autour d’un cocktail, où chacun a eu le loisir de présenter à son entourage son environnement quotidien. C’est également passé par l’allocation d’un budget de 300€ pour que les équipes puissent acheter des éléments de décoration destinés à leur zone. Plus simplement, une autre entreprise avait laissé ses équipes se prononcer sur un panel d’éléments présélectionnés, telle que la couleur d’une peinture ou le choix d’une moquette.

Ainsi, les espaces organisationnels se complexifient à mesure que les options d’aménagement se multiplient. Ces choix ne sont pas anodins – ni en termes de coûts ni en termes de management – car l’espace est le symbole par excellence du lien qui relie les employés à leur entreprise, et il porte en lui un discours que tous savent déchiffrer.