Depuis quelques décennies, la tendance est aux espaces de travail à aire ouverte. Cette approche n'a pas toujours été un succès et elle fait toujours l'objet d'importantes critiques.
Le fait qu'ils sont bruyants et qu'ils favorisent la distraction sont les principaux reproches faits à ce type d'espaces. Ils mèneraient à un comportement non coopératif, à la méfiance, à de piètres relations interpersonnelles, ainsi qu'au manque d'intimité et au sentiment d'être constamment observé - ce qui est particulièrement problématique pour les femmes.
Maintenant que la connectivité Internet est disponible presque partout et permet une plus grande flexibilité , la question se pose : à quoi pourrait ressembler l'environnement de travail idéal ?
Une solution aux problèmes des espaces à aire ouverte est simplement de cesser de les utiliser,comme Ikea l'a fait récemment, en permettant aux employés de concevoir leurs propres espaces de travail grâce à du mobilier modulable.
Je n'y vois cependant pas beaucoup de différence avec les traditionnels espaces aménagés en cubicules - jugez-en par vous-mêmes.
Il existe une variété d'approches visant à concevoir des aires ouvertes améliorées : prévoir des bureaux fermés entourant une aire commune, acheter des barrières mobiles pour créer des espaces privés au besoin, aménager de plus grands bureaux avec deux ou trois aires de travail, installer des cabines avec un plafond cathédrale, des puits de lumière et des fenêtres hautes, instaurer une politique de télétravail et louer des espaces pour des réunions de groupe au besoin.
Nous avons eu l'occasion d'expérimenter la création de meilleures aires ouvertes dans notre université publique au Danemark, lorsqu'un groupe de dix chercheurs a déménagé ses bureaux. Nous avons alors mis en pratique certaines de ces idées.
Une expérience de conception en espace ouvert
L'espace que nous avons conçu ressemblait à ceci :
La réaction du groupe a été assez neutre, même si certains collègues doutaient de pouvoir travailler dans un tel environnement. Nous avons convenu d'une période d'essai de six mois, avec les conditions préalables suivantes :
- Des bureaux pour les employés réguliers et des unités de travail flexibles pour les invités ;
- une combinaison d'environnement de travail et d'environnement social (informel) ;
- des lieux favorisant les discussions spontanées, mais aussi des endroits tranquilles pour se concentrer, et
- l'assurance de générer et maintenir un haut niveau d'acceptation au sein du personnel.
Nous avons d'abord défini différents espaces : un espace avec des bureaux, un espace social avec cuisine et canapés, des salles de réunion fermées, des salles pour aller téléphoner et des coins silencieux pour une lire tranquillement.
Cela signifie que les membres du groupe n'avaient plus de lignes téléphoniques fixes. Tous utilisaient une application pour téléphone intelligent VOIP et Skype pour les entreprises, ce qui signifie qu'il était possible de s'asseoir n'importe où pour prendre des appels grâce à la connexion Internet.
Après avoir satisfait aux exigences légales et autres, le groupe a été interrogé sur ses préférences et un plan a été élaboré. Par exemple, il a été décidé que les coordonnateurs de cours devraient rester dans leur propre bureau, parce qu'ils participent généralement à beaucoup de réunions et d'appels téléphoniques, ce qui serait difficile à faire dans un bureau à aire ouverte.
Par conséquent, le plan ressemblait à ceci (la cuisine et les toilettes sont à côté de la petite salle de réunion, et n'apparaissent pas sur l'image).
Ce que nous avons appris
La période d'essai de six mois s'est écoulée - c'était en 2014 – et le bureau est toujours dans sa forme initiale aujourd'hui. Cependant, il y a eu des problèmes durant cette période.
Par exemple, les situations où il aurait été préférable de se déplacer dans une autre pièce n'étaient pas toujours évidentes. La solution était de s'assurer que les règles soient expliquées à chaque nouvel employé. Parfois, les gens réservaient les salles de communication ou de bibliothèque pour des journées entières de réunions, ce qui signifiait que ces espaces ne pouvaient pas être utilisés par les autres.
Ce problème a été résolu en exigeant, dans ces cas, la réservation de salles de réunion régulières. Bien sûr, il arrivait parfois que les discussions ou les appels téléphoniques dans l'espace ouvert soient assez bruyants ou longs pour déranger les autres, ce qui nécessitait un rappel que d'autres pièces étaient disponibles à cette fin.
Il y avait aussi de nombreux aspects positifs. Dans une certaine mesure, l'espace ainsi conçu a amélioré le travail d'équipe, la collaboration spontanée et la fertilisation croisée des idées dans les espaces partagés.
Qu'avons-nous appris et que pouvons-nous recommander aux autres ?
D'abord, un espace de bureaux ouvert n'est pas par défaut une bonne ou une mauvaise chose. Il faut une stratégie pour que le concept fonctionne, comme d'autres l'ont souligné. Vous devez aussi considérer que ces espaces peuvent même améliorer les relations.
Il faut également savoir quel type de travail convient le mieux aux différents types d'aménagement. Par exemple, les personnes qui travaillent dans les domaines de la vente ou du soutien à la clientèle passent généralement une grande partie de leur temps à parler ou à recevoir des visiteurs. Impossible pour eux de ne pas déranger les autres (du moins ceux qui ne font pas la même chose). Ils ont donc besoin d'un environnement de travail différent.
Ensuite, le plus difficile est de s'assurer que les règles soient respectées et appliquées uniformément. Les espaces ouverts ne peuvent fonctionner à long terme que si tous ceux qui y travaillent respectent les règles et les rappellent aux autres.
Il est très important que les cadres supérieurs prêchent par l'exemple et ne soient pas cachés dans leur bureau, à l'écart de leurs employés. Par conséquent, il est essentiel que les cadres intermédiaires partagent non seulement le même espace de bureau, mais qu'ils n'aient pas nécessairement le «meilleur bureau» - celui qui offre le plus d'intimité – par exemple. Il est important de montrer que la direction appuie les règles, en théorie et en pratique.
Il faut également considérer l'atmosphère de travail qu'un tel bureau crée : il crée un contexte dans lequel le comportement de l'employé est visible dès son arrivée au travail - à qui les gens parlent et même ce dont ils parlent. Pour certains, cela peut être perçu comme positif, favorisant un sentiment d'unité. Pour d'autres, une telle transparence peut être inconfortable.
Il est important de noter que le travail créatif dépend de nombreux facteurs . Notre recherche, publiée cette année, montre que la spontanéité des membres de l'équipe joue un rôle important dans leur productivité.
Enfin, dans l'ensemble, l'enjeu ne concerne pas seulement l'espace de travail à aire ouverte en lui-même (que tout le monde semble décrier), mais l'ensemble de la culture d'entreprise qui est en cause.